จ้างทำของ/จ้างเหมาบริการยกเลิกประกาศเชิญชวน
ประกวดราคาจ้างจ้างเหมาพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสาร KKU DMS (Document Management System) Version 5 จำนวน 1 งาน
มหาวิทยาลัยขอนแก่น 68019433939
รายละเอียดการจ้าง
โครงการนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาและปรับปรุงระบบบริหารจัดการเอกสาร KKU DMS ให้เป็นเวอร์ชัน 5 (V5) สำหรับมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยมีเป้าหมายในการเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดการเอกสาร, การเชื่อมโยงข้อมูล, และการทำงานร่วมกันภายในองค์กร ระบบใหม่นี้จะต้องรองรับการทำงานบนทุกอุปกรณ์, วางโครงสร้างให้รองรับ Digital Platform และมีฟังก์ชันการทำงานเทียบเท่าหรือดีกว่าระบบรุ่นปัจจุบัน (V4.0) นอกจากนี้ ระบบจะต้องมีฟังก์ชันพิเศษ เช่น การแจ้งเตือนหนังสือตอบกลับ, การเชื่อมโยงข้อมูลกับ TDX, ฟิลเตอร์ในเมนูสร้างรายงาน, เมนูจองเลขหนังสือภายนอกอัตโนมัติ, การแจ้งเตือนการแก้ไข/ลบไฟล์, เมนูหนังสือเวียนประชาสัมพันธ์, สิทธิ์การเข้าถึงและจัดการเอกสารที่ยืดหยุ่นสำหรับผู้ใช้งานแต่ละประเภท, และการนำ AI มาช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล ระบบนี้ยังต้องเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลบุคลากร SSO ของมหาวิทยาลัย เพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน โครงการมีระยะเวลาดำเนินการ 300 วัน โดยมีการแบ่งการส่งมอบและจ่ายเงินออกเป็น 4 งวดตามผลงานที่สำเร็จ
English summary
This project is a procurement for the development of the KKU DMS (Document Management System) Version 5 (2024-2025) for Khon Kaen University. It is an enhancement of the current DMS system (V4.0). The project aims to improve the efficiency of document management, data integration, and collaboration, including the application of AI technology for document data analysis.
สถานที่ดำเนินการ
ข้อมูลเชิงลึกของโครงการ
AI วิเคราะห์ ปลดล็อกแล้วเป้าหมายโครงการ
- เพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดการเอกสาร
- การเชื่อมโยงข้อมูล
- การทำงานร่วมกันภายในองค์กร
- นำเทคโนโลยี AI มาประยุกต์ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลเอกสาร
ขอบเขตของงาน
- พัฒนาซอฟต์แวร์ KKU DMS V5 สำหรับมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยเป็นลิขสิทธิ์ของมหาวิทยาลัย
- รองรับการทำงานในทุกอุปกรณ์
- วางโครงสร้างการทำงานรองรับ Digital Platform และมีฟังก์ชันการทำงานเทียบเท่าหรือไม่ต่ำกว่าระบบรุ่นปัจจุบัน (V4.0)
- มีเมนูแจ้งเตือนหนังสือตอบกลับ
- มีฟังก์ชันการเชื่อมโยงข้อมูลหนังสือระหว่างมหาวิทยาลัย (TDX)
- มีฟิลเตอร์ในเมนูสร้างรายงาน
- มีเมนูจองเลขหนังสือภายนอกอัตโนมัติ และมีการแจ้งเตือนให้แนบไฟล์หนังสือที่จองไว้แล้วได้
- มีเมนูแจ้งเตือนหรือไอคอนแสดง กรณีเรื่องมีการแก้ไข หรือมีการลบ/เพิ่มไฟล์
- มีเมนูหนังสือเวียนประชาสัมพันธ์จากภายนอก ในหน้าหนังสือรอรับ
- สิทธิ์สมาชิก สามารถเห็นหนังสือเวียนหรือหนังสือที่ถูกสั่งการถึงตัวเอง ซึ่งสามารถจัดการเอกสาร นั้นๆ ได้
- สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ สามารถแก้ไขเมนูแบบฟอร์มหนังสือราชการเองได้
- สิทธิ์ผู้ดูแลหน่วยงาน สามารถแก้ไขรายละเอียดของการออกเลขหนังสือภายนอก
- สิทธิ์เจ้าหน้าที่ดูแลหน่วยงานกล่องหน่วยงานหลัก สามารถจัดการสมาชิกทั้งหมดของหน่วยงานย่อยภายในได้
- สิทธิ์เจ้าหน้าที่สารบรรณ สามารถเพิ่ม บันทึก/แก้ไขข้อความ ในช่องการปฏิบัติที่ใช้บ่อย
- สิทธิ์เจ้าหน้าที่สารบรรณ สร้างกลุ่มผู้รับเองได้ (ทั้งกลุ่มหน่วยงานและกลุ่มบุคคล)
- มีฟังก์ชันการทำงานโดยนำ AI เข้ามาใช้ในการวิเคราะห์หนังสือได้
- มีฐานข้อมูลบุคลากรที่เชื่อมต่อกับระบบ SSO เป็นปัจจุบัน เฉพาะบุคคลที่มีสถานะปฏิบัติงานอยู่เท่านั้น
- ดูแลรักษาระบบเป็นระยะเวลา 1 ปี
สิ่งที่ต้องส่งมอบ
- ซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการเอกสาร KKU DMS V5 ที่พร้อมใช้งาน
- เอกสารคู่มือการใช้งานและบำรุงรักษาระบบ
- การติดตั้งและตั้งค่าระบบ
- การฝึกอบรมผู้ใช้งาน
- การดูแลรักษาระบบเป็นระยะเวลา 1 ปี
ระยะเวลาดำเนินการ
ระยะเวลาการดำเนินงาน: 300 วัน นับถัดจากวันลงนามในสัญญาจ้าง
- งวดที่ 1: ดำเนินการตามรายการที่ 1-6 (ภายใน 60 วัน)
- งวดที่ 2: ดำเนินการตามรายการที่ 7-11 (ภายใน 60 วัน)
- งวดที่ 3: ดำเนินการตามรายการที่ 12-15 (ภายใน 90 วัน)
- งวดที่ 4: ดำเนินการตามรายการที่ 16-19 (ภายใน 90 วัน)
คุณสมบัติผู้เสนอราคา
เกณฑ์การพิจารณา
ไม่ได้ระบุใน TOR
ข้อกำหนดทางเทคนิค
- ระบบต้องสามารถทำงานบนทุกอุปกรณ์ (รองรับ Mobile)
- ระบบต้องมีฟังก์ชันการทำงานเทียบเท่าหรือไม่ต่ำกว่าระบบ DMS V4.0
- ระบบต้องเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลบุคลากร SSO ของมหาวิทยาลัย
- ระบบต้องมีฟังก์ชัน AI ในการวิเคราะห์ข้อมูล
- ระบบต้องมีฟังก์ชันการเชื่อมโยงข้อมูลกับ TDX
เงื่อนไขสัญญา
- การจ่ายเงิน: แบ่งจ่ายเป็น 4 งวด
- งวดที่ 1: 20% (เมื่อดำเนินการตามรายการ 1-6)
- งวดที่ 2: 20% (เมื่อดำเนินการตามรายการ 7-11)
- งวดที่ 3: 30% (เมื่อดำเนินการตามรายการ 12-15)
- งวดที่ 4: 30% (เมื่อดำเนินการตามรายการ 16-19)
- การตรวจรับและส่งมอบงานเป็นไปตามข้อกำหนดใน TOR
- ระยะเวลาการดูแลรักษาระบบ 1 ปี
- รายละเอียดอื่นๆ เป็นไปตามที่ตกลงร่วมกันระหว่างงานสารบรรณ กองบริหารงานกลาง
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
- ระบบใหม่นี้จะรองรับการใช้งานบนอุปกรณ์ใดบ้าง?
- ระบบ DMS V5 มีการปรับปรุงอะไรบ้างเมื่อเทียบกับระบบ V4.0?
- ระบบมีการเชื่อมต่อกับระบบ TDX อย่างไร?
- AI จะถูกนำมาใช้ในการทำงานของระบบอย่างไร?
- ผู้ใช้งานแต่ละประเภทจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและจัดการเอกสารอย่างไรบ้าง?
- ระบบมีฟังก์ชันการแจ้งเตือนอะไรบ้าง?
- หลังจากส่งมอบระบบแล้ว จะมีการดูแลรักษาระบบอย่างไร?
- มีคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ดูแลระบบและผู้ใช้งานทั่วไปหรือไม่?
- จะมีการฝึกอบรมการใช้งานระบบให้กับผู้ใช้งานอย่างไร?
- ระบบมีฟังก์ชันการรายงานข้อมูลอย่างไรบ้าง?
เอกสารขอบเขตงาน (TOR) ฉบับเต็ม
| ลำดับ | รายการ | เดือน | หมายเหตุ |
|---|---|---|---|
| 1 | ส่งแผนการดำเนินงาน | ||
| 2 | วางโครงสร้างการทำงานรองรับ Digital Platform และ มีฟังก์ชั่นการทำงานเทียบเท่าหรือไม่ต่ำกว่าระบบรุ่น ปัจจุบัน (4.0) | ||
| 3 | มีเมนูแจ้งเตือนหนังสือตอบกลับ | ||
| 4 | มีเมนูหรือไอคอนแสดงการแยกเอกสารกระดาษและ เอกสารดิจิทัล | ||
| 5 | มีฟังก์ชันการเชื่อมโยงข้อมูลหนังสือระหว่าง มหาวิทยาลัย (TDX) | ||
| 6 | มีฟิลเตอร์ในเมนูสร้างรายงาน | ||
| 7 | มีเมนูจองเลขหนังสือภายนอกอัตโนมัติ | ||
| 6 | มีเมนูแจ้งเตือนหรือไอคอนแสดง กรณีเรื่องมีการแก้ไข หรือมีการลบ/เพิ่มไฟล์ | ||
| 7 | มีเมนูหนังสือเวียนประชาสัมพันธ์จากภายนอก ในหน้า หนังสือรอรับ | ||
| 8 | สิทธิ์สมาชิกสามารถเห็นหนังสือเวียนหรือหนังสือที่ถูกสั่ง การถึงตัวเอง ซึ่งสามารถจัดการเอกสารนั้นๆ ได้ | ||
| 9 | สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ สามารถแก้ไขเมนูแบบฟอร์มหนังสือ ราชการเองได้ | ||
| 10 | สิทธิ์ผู้ดูแลหน่วยงาน สามารถแก้ไขรายละเอียดของการ ออกเลขหนังสือภายนอก | ||
| 11 | สิทธิ์เจ้าหน้าที่ดูแลหน่วยงานกล่องหน่วยงานหลัก สามารถจัดการสมาชิกทั้งหมดของหน่วยงานย่อยภายใน ได้ โดยไม่ต้องทำการสลับหน่วยงานย่อย | ||
| 12 | สิทธิ์เจ้าหน้าที่ดูแลหน่วยงานกล่องหน่วยงานหลัก สามารถเวียนหนังสือทั้งกล่องหน่วยงานหลักและ หน่วยงานย่อยภายใต้สังกัดได้ |
| ลำดับ | รายการ | เดือน | หมายเหตุ |
|---|---|---|---|
| 13 | สิทธิ์เจ้าหน้าที่สารบรรณ สามารถเพิ่ม บันทึก/แก้ไข ข้อความ ในช่องการปฏิบัติที่ใช้บ่อย | ||
| 14 | สิทธิ์เจ้าหน้าที่สารบรรณ สร้างกลุ่มผู้รับเองได้ (ทั้งกลุ่ม หน่วยงานและกลุ่มบุคคล) | ||
| 15 | มีฟังก์ชันการทำงานโดยนำ AI เข้ามาใช้ในการวิเคราะห์ หนังสือได้ | ||
| 16 | มีฐานข้อมูลบุคลากรที่เชื่อมต่อกับระบบ SSO เป็น ปัจจุบัน เฉพาะบุคคลที่มีสถานะปฏิบัติงานอยู่เท่านั้น | ||
| 17 | ทดสอบ ปรับปรุง และแก้ไขระบบตามที่ได้ตกลงไว้ |