จ้างทำของ/จ้างเหมาบริการระหว่างดำเนินการ

ประกวดราคาจ้างโครงการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ จำนวน 1 งาน

มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ 68019213370

฿5,000,000 ปีงบ 2568 ประกาศ 5 ก.พ. 2568 กรุงเทพมหานคร

รายละเอียดการจ้าง

มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์มีความประสงค์ที่จะพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการงานเอกสารแบบครบวงจร ครอบคลุมทุกส่วนงาน/หน่วยงานทั่วทั้งมหาวิทยาลัย โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเอกสาร ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน อำนวยความสะดวกในการใช้งาน และเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบงานอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ผู้เสนอราคาจะต้องมีคุณสมบัติตามที่ระบุในเอกสารประกวดราคา โดยมีรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของระบบที่ต้องพัฒนา ระบบต้องสามารถติดตั้งและทำงานบนหลากหลายระบบปฏิบัติการ, รองรับการใช้งานบนอุปกรณ์หลากหลายชนิด, รองรับผู้ใช้งานจำนวนมาก, สามารถเชื่อมต่อกับระบบงานหลักของมหาวิทยาลัย, รองรับการลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature), และต้องเป็นไปตามมาตรฐานการจัดทำหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้อง ผู้เสนอราคาต้องจัดทำแผนการดำเนินงานโครงการ, แนวคิดในการออกแบบระบบ, และมีผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐหรือรัฐวิสาหกิจในวงเงินไม่น้อยกว่า 1,000,000 บาท

English summary

This project involves the procurement for the development of an electronic Saraban system (e-Saraban) for Kasetsart University. The aim is to modernize document management, support digital workflows, and facilitate data integration within and outside the university. Bidders must meet the qualifications specified in the TOR, possess experience in developing electronic Saraban systems for government or state-owned enterprises, and have qualified personnel with relevant expertise in system development.

สถานที่ดำเนินการ

คำสำคัญ

e-Saraban ระบบสารบรรณ ระบบจัดการเอกสาร Digital Signature e-Workflow มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระบบงานสารบรรณ KU

ข้อมูลเชิงลึกของโครงการ

AI วิเคราะห์ ปลดล็อกแล้ว

เป้าหมายโครงการ

เพื่อนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) มาใช้สนับสนุนการบริหารจัดการงานด้านเอกสารของมหาวิทยาลัยแบบครบวงจร
เพื่อให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงานด้านเอกสาร ให้เกิดความคล่องตัว
เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งานให้กับผู้บริหาร และบุคลากรของมหาวิทยาลัย
เพื่อให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่สามารถเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างส่วนงานทั้งภายในและภายนอก

ขอบเขตของงาน

ระบบ: พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่รองรับการใช้งานด้านสารบรรณแบบครบวงจร และเชื่อมโยงข้อมูลของเอกสารได้ครอบคลุมทั่วทั้งมหาวิทยาลัย
การทำงานของระบบ:
- ลงทะเบียนรับหนังสือเข้าระบบ
- การจัดทำหนังสือด้วย e-Form
- การเกษียนหนังสือ
- การเสนอหนังสือให้ผู้บริหารพิจารณาลงนามสั่งการ
- การแจ้งเวียนหนังสือ
- การแจกจ่ายหนังสือไปยังส่วนงานต่าง ๆ
- การติดตามการเดินทางของหนังสือ
- การจัดเก็บและค้นหาหนังสือ
- รองรับ Digital Signature
- รองรับ e-Workflow
การติดตั้ง: ติดตั้งบนเครื่องแม่ข่ายที่สำนักบริการคอมพิวเตอร์จัดเตรียมให้ (Windows หรือ Linux)
การใช้งาน:
- รองรับผู้ใช้งาน 10,000 บัญชีรายชื่อ (users)
- รองรับการใช้งานพร้อมกัน ไม่น้อยกว่า 2,000 บัญชีรายชื่อ (users)
- รองรับการใช้งานบนเว็บเบราว์เซอร์ Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge
- รองรับการใช้งานบนระบบปฏิบัติการ Android 11 ขึ้นไป และ iOS 14 ขึ้นไป
- มี Mobile application
การเชื่อมต่อ:
- เชื่อมต่อกับระบบการยืนยันตัวตนของมหาวิทยาลัย KU All login (OAuth)
- เชื่อมต่อกับระบบงานหลักของมหาวิทยาลัยผ่าน API เช่น ระบบข้อมูลบุคคล, ระบบข้อมูลหน่วยงาน, ระบบอีเมลกลาง
- ส่งเมลเอกสารผ่าน SMTP Server ของมหาวิทยาลัย
มาตรฐาน:
- ดำเนินการตามมาตรฐานการจัดทำหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
- ดำเนินงานตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
การฝึกอบรม: จัดอบรมการใช้งานและดูแลระบบตามที่ TOR กำหนด
การส่งมอบ: ส่งมอบเอกสาร, คู่มือ, และการติดตั้งระบบ

สิ่งที่ต้องส่งมอบ

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) พร้อมใช้งาน
Mobile application (Android และ iOS)
คู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป, ผู้ดูแลระบบ, และผู้บริหาร
แผนการดำเนินงานโครงการ
เอกสารการทำงานของระบบ (System Architecture, Business Logic, Data Dictionary, ER Diagram, Graphic User Interface)
การฝึกอบรมบุคลากรตามที่กำหนดใน TOR
รายงานและสถิติต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบ

ระยะเวลาดำเนินการ

ระยะเวลาโครงการ: 300 วัน นับถัดจากวันลงนามในสัญญา
แบ่งออกเป็น 4 งวดงาน:

งวดที่ 1: 60 วัน (ส่งมอบแผนการดำเนินงาน และตรวจสอบรายละเอียดความต้องการ)
งวดที่ 2: 180 วัน (พัฒนาระบบระยะที่ 1 และทดสอบระบบโดยผู้ใช้)
งวดที่ 3: 240 วัน (ส่งมอบระบบงานบน Production และอบรมผู้ใช้งาน)
งวดที่ 4: 300 วัน (ดำเนินงานตามระยะที่ 3 และ 4)

คุณสมบัติผู้เสนอราคา

ประสบการณ์: มีผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐหรือรัฐวิสาหกิจ ในวงเงินไม่น้อยกว่า 1,000,000 บาท
บุคลากร:
- Project Manager: ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี, ประสบการณ์ไม่น้อยกว่า 10 ปี (สาขาคอมพิวเตอร์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง)
- System Analyst: ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี, ประสบการณ์ไม่น้อยกว่า 5 ปี (สาขาคอมพิวเตอร์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง)
- Senior Programmer: ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี, ประสบการณ์ไม่น้อยกว่า 5 ปี (สาขาคอมพิวเตอร์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง)
- Programmer/Software Developer: ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี, ประสบการณ์ไม่น้อยกว่า 3 ปี (สาขาคอมพิวเตอร์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง)
- เจ้าหน้าที่ประสานงานโครงการ: ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี, ประสบการณ์ไม่น้อยกว่า 2 ปี
เทคนิค: ผู้ยื่นข้อเสนอต้องเสนอแนวคิดในการออกแบบ พัฒนาระบบข้อมูล และการเชื่อมต่อกับระบบงานเดิมของมหาวิทยาลัย

เกณฑ์การพิจารณา

เกณฑ์ราคา: 30%
เกณฑ์ด้านคุณภาพและคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์ต่อทางราชการ: 70%
- ด้านเทคนิค: 40% (แผนการดำเนินงานโครงการ, แนวคิดในการออกแบบระบบ)
- ด้านผลงาน: 15% (ผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์)
- ด้านการนำเสนอ: 15% (การนำเสนอวิธีการดำเนินงานและเทคนิค)

ข้อกำหนดทางเทคนิค

ระบบ: พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่รองรับการใช้งานด้านสารบรรณแบบครบวงจร
ความสามารถในการทำงาน:
- ติดตั้งและทำงานบนคอมพิวเตอร์แม่ข่ายภายใต้ระบบปฏิบัติการ Windows หรือ Linux (64-bit)
- ติดตั้งแบบ High availability ทั้งในระดับ application และระดับฐานข้อมูล
- รองรับการใช้งานบนเว็บเบราว์เซอร์หลัก และอุปกรณ์ Smart Devices
- มี Mobile application
- รองรับผู้ใช้งาน 10,000 บัญชีรายชื่อ (users) และรองรับการใช้งานพร้อมกัน ไม่น้อยกว่า 2,000 บัญชีรายชื่อ (users)
- เชื่อมต่อกับระบบการยืนยันตัวตนของมหาวิทยาลัย
- เชื่อมต่อกับระบบงานหลักของมหาวิทยาลัยผ่าน API
- ส่งเมลเอกสารผ่าน SMTP Server ของมหาวิทยาลัย
- รองรับ Digital Signature
- รองรับ e-Workflow
มาตรฐาน: ดำเนินการตามมาตรฐานการจัดทำหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

เงื่อนไขสัญญา

งวดงานและการจ่ายเงิน: 4 งวด (20%, 30%, 20%, 30%)
ระยะเวลารับประกัน: 1 ปี นับจากวันที่คณะกรรมการตรวจรับพัสดุได้ดำเนินการตรวจรับงานงวดสุดท้ายเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ค่าปรับ: 0.10% ของราคางานจ้างต่อวัน หากส่งมอบงานล่าช้า
การรักษาความลับ: ต้องดำเนินการตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
ลิขสิทธิ์: ข้อมูลทั้งหมดเป็นกรรมสิทธิ์ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์, ผู้ว่าจ้างได้รับสิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ตลอดไปและไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบ e-Saraban จะสามารถใช้งานบนอุปกรณ์ใดได้บ้าง?
- ระบบสามารถใช้งานได้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล, Smartphone, Notebook, และ Tablet ที่รองรับการแสดงผลแบบ Web responsive และ/หรือ Mobile application
ระบบรองรับการลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัลอย่างไร?
- ระบบรองรับการลงนามด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (KU Digital ID) และมีการขออนุมัติการลงนามด้วยรหัสผ่าน (PIN code)
ระบบมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างไร?
- ระบบมีการเก็บข้อมูลประวัติการเข้าใช้งาน (login log) และประวัติการดำเนินงานต่าง ๆ ของผู้ใช้
การฝึกอบรมมีกี่รูปแบบ และครอบคลุมใครบ้าง?
- มีการฝึกอบรมสำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนกลาง, เจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนงาน, ผู้ใช้งานทั่วไป, ผู้บริหาร และผู้ดูแลระบบ
หากต้องการแก้ไขระบบเพิ่มเติมหลังจากส่งมอบ จะต้องทำอย่างไร?
- ผู้รับจ้างจะต้องนำเสนอค่าใช้จ่ายในการแก้ไขเพิ่มเติมให้มหาวิทยาลัยทราบล่วงหน้า เพื่อพิจารณาก่อนดำเนินการ
ระบบ e-Saraban สามารถเชื่อมโยงกับระบบงานอื่นของมหาวิทยาลัยได้อย่างไร?
- ระบบสามารถเชื่อมต่อกับระบบงานหลักของมหาวิทยาลัยผ่าน API เช่น ระบบข้อมูลบุคคล, ระบบข้อมูลหน่วยงาน, ระบบอีเมลกลาง เป็นต้น
ผู้ใช้งานสามารถติดตามสถานะของหนังสือได้อย่างไร?
- ระบบสามารถติดตามสถานะของหนังสือ (e-Workflow) ได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดการดำเนินการ
มี Mobile Application ให้บริการหรือไม่?
- มี Mobile application รองรับฟังก์ชันที่มีความจำเป็นสำหรับ end-users ทั้งระบบปฏิบัติการ Android และ iOS
ระบบมีการสำรองข้อมูลอย่างไร?
- ระบบต้องสามารถทำการสำรองข้อมูลระบบงานสารบรรณเข้ากับระบบสำรองข้อมูลของมหาวิทยาลัยได้
ผู้รับจ้างจะต้องให้การสนับสนุนอะไรบ้างหลังจากการส่งมอบระบบ?
- ผู้รับจ้างต้องให้บริการดูแล, บำรุงรักษา, ปรับปรุงการทำงาน และรับประกันคุณภาพระบบเป็นระยะเวลา 1 ปี

เอกสารขอบเขตงาน (TOR) ฉบับเต็ม

ขอบเขตของงาน (Terms of Reference: TOR) โครงการประกวดราคาจ้าง พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ จำนวน ๑ ระบบ ด้วยวิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) ๑. ความเป็นมา ตามนโยบายของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ในการขับเคลื่อนไปสู่การเป็น Digital University ตามแนวทางของยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ๔ ปี (ปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๖๗ - ๒๕๗๐) ยุทธศาสตร์ที่ ๓ การเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพการดำเนินงานตามภารกิจบนหลักธรรมาภิบาล มหาวิทยาลัยส่งเสริมและสนับสนุนให้พัฒนาและปรับปรุงระบบการปฏิบัติงานในปัจจุบันให้มีการเปลี่ยนถ่าย เป็นการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อส่งเสริมศักยภาพการปฏิบัติงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันระบบการบริหารจัดการเอกสารส่วนกลางของมหาวิทยาลัยเป็นระบบเก่า ซึ่งไม่สามารถรองรับ การดำเนินงานด้านเอกสารในรูปแบบใหม่ ๆ เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบไร้กระดาษ (Paperless) การลงนามด้วยระบบลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ระบบการติดตามหนังสือแบบ Real Time ระบบการส่งหนังสือ (e-Workflow) ระบบการสร้างหนังสือ (e-Form) และรองรับการใช้งานผ่านอุปกรณ์ Smart Devices เป็นต้น ในการนี้ เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและยกระดับการบริหารจัดการงานเอกสารของมหาวิทยาลัย เกษตรศาสตร์ จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) มาใช้บริหารจัดการงาน เอกสารของมหาวิทยาลัยให้มีความทันสมัย สามารถเชื่อมโยงข้อมูลและระบบการปฏิบัติงานทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง มีความมั่นคงปลอดภัย และ เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งมหาวิทยาลัย ๒. วัตถุประสงค์ ๑. เพื่อนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) มาใช้สนับสนุนการบริหารจัดการงาน ด้านเอกสารของมหาวิทยาลัยแบบครบวงจร ครอบคลุมทุกส่วนงาน/หน่วยงานทั่วทั้งมหาวิทยาลัย โดยเชื่อมโยงกับ ระบบแวดล้อมที่เกี่ยวข้องของมหาวิทยาลัยได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และไม่เกิดปัญหาความล่าช้า ๒. เพื่อมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างครบถ้วน สามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีความถูกต้อง ๓. เพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงานด้านเอกสาร ให้เกิดความคล่องตัว สามารถติดตามการเดินทางของ หนังสือได้ และเพิ่มความปลอดภัยในการรับ - ส่งหนังสือด้วยวิธีการกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานในแต่ละระดับ ๔. เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งานให้กับผู้บริหาร และบุคลากรของมหาวิทยาลัยให้สามารถ ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ได้โดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ ๕. เพื่อมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่สามารถเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง ส่วนงานทั้งภายในและภายนอก และสามารถดำเนินการตามมาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลของภาครัฐได้ ๒ ๓. คุณสมบัติของผู้ยื่นข้อเสนอ ตามรายละเอียดร่างประกาศ และ ร่างเอกสารประกวดราคา หรือ ตามรายละเอียดประกาศ และ เอกสารประกวดราคา ๔. รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ การนำเทคโนโลยีมาสนับสนุนการบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อรองรับการใช้งานด้านสารบรรณแบบครบวงจร และเชื่อมโยงข้อมูลของเอกสารได้ครอบคลุม ทั่วทั้งมหาวิทยาลัย โดยเริ่มต้นจากการลงทะเบียนรับหนังสือเข้าระบบ การจัดทำหนังสือด้วย e-Form การเกษียนหนังสือ การเสนอหนังสือให้ผู้บริหารพิจารณาลงนามสั่งการตามลำดับชั้น การแจ้งเวียนหนังสือ การแจกจ่ายหนังสือไปยังส่วนงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย การติดตามการเดินทางของหนังสือ และการจัดเก็บ และค้นหาหนังสือ โดยผู้บริหารสามารถลงนามสั่งการหรือมอบหมายงานต่าง ๆ ด้วยการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) และส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ผ่าน e-Workflow ในระบบได้ทันที โดยมีรายละเอียด ดังนี้ ๔.๑ รายละเอียดของงาน ๔.๑.๑ ภาพรวมความต้องการของระบบงาน ๔.๑.๑.๑ ระบบสามารถติดตั้งและทำงานบนคอมพิวเตอร์แม่ข่ายภายใต้ระบบปฏิบัติการ Windows หรือ Linux แบบ ๖๔-bit ได้ ๔.๑.๑.๒ ระบบสามารถติดตั้งและทำงานบนคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่ติดตั้งแบบความมั่นคงสูง (High availability) ทั้งในระดับ application และระดับฐานข้อมูล ๔.๑.๑.๓ ระบบสามารถติดตั้งแบบกระจายศูนย์ (Distributed deployment) เพื่อรองรับ การแก้ไขปัญหา กรณีระบบใช้งานไม่ได้เนื่องจากคอมพิวเตอร์แม่ข่ายขัดข้อง หรือเครือข่ายระหว่างวิทยาเขตขัดข้อง ๔.๑.๑.๔ รองรับการใช้งานบนเว็บเบราว์เซอร์ Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge และรองรับการใช้งานบนระบบปฏิบัติการ Android 11 ขึ้นไป และ iOS 14 ขึ้นไป ๔.๑.๑.๕ ระบบสามารถทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และอุปกรณ์ Smart Devices ได้แก่ Smartphone Notebook และ Tablet ที่รองรับการแสดงผลแบบ Web responsive และ/หรือ Mobile application ได้ ๔.๑.๑.๖ มี Mobile application รองรับฟังก์ชันที่มีความจำเป็นสำหรับ end-users ทั้งระบบปฏิบัติการ Android และ iOS ๔.๑.๑.๗ สามารถรองรับจำนวนผู้ใช้งาน ๑๐,๐๐๐ บัญชีรายชื่อ (users) และรองรับการใช้ งานพร้อมกัน ไม่น้อยกว่า ๒,๐๐๐ บัญชีรายชื่อ (users) โดยไม่มีค่าใช้จ่ายสิทธิ์การใช้งานรายปี (License) เพิ่มเติม ตลอดอายุการใช้งาน (OAuth) ๔.๑.๑.๘ ระบบสามารถเชื่อมต่อกับระบบการยืนยันตัวตนของมหาวิทยาลัย KU All login ๓ ๔.๑.๑.๙ ระบบสามารถเชื่อมต่อกับระบบงานหลักของมหาวิทยาลัยผ่าน API ได้ เช่น ระบบ ข้อมูลบุคคล ระบบข้อมูลหน่วยงาน ระบบอีเมลกลาง เป็นต้น ๔.๑.๑.๑๐ ระบบสามารถส่งเมลเอกสาร และเอกสารแนบผ่านช่องทาง SMTP Server ของ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้ ๔.๑.๑.๑๑ รองรับการพัฒนา Service Application เพิ่มเติม และรองรับการพัฒนา แอปพลิเคชันสำหรับเชื่อมต่อแบบ Web Service หรือ JSON API ในกรณีที่ต้องการเชื่อมต่อระบบงานอื่นในอนาคต ๔.๑.๑.๑๒ ระบบถูกออกแบบให้สามารถเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) ตามมาตรการ การรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล เมื่อมีการรับ-ส่งข้อมูลผ่านระบบเครือข่าย ๔.๑.๑.๑๓ ระบบต้องพัฒนาด้วยภาษาภาษาโปรแกรมสมัยใหม่ เช่น Python Java, Groovy, JavaScript, Go, Node.js เป็นต้น ๔.๑.๑.๑๔ ระบบต้องไม่มีค่าลิขสิทธิ์ในการใช้งานโปรแกรม หรือพัฒนาโปรแกรมและ ระบบฐานข้อมูล โดยใช้ซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส หรือผู้ยื่นข้อเสนอเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ทั้งหมดตลอดการใช้งาน ๔.๑.๑.๑๕ ระบบมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกสำหรับบริหารจัดการระบบฐานข้อมูล ๔.๑.๑.๑๖ ระบบสามารถเก็บข้อมูลประวัติของการเข้าใช้งาน (login log) และประวัติ การดำเนินงานต่าง ๆ ของผู้ใช้ โดยจัดเก็บชื่อผู้ใช้ วันเวลา หมายเลข IP และรายละเอียดของงานที่ทำงานได้ (event log) ๔.๑.๑.๑๗ หน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ สามารถตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัล ของผู้ลงนาม และตรวจสอบความถูกต้องของหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่ออกจากระบบได้ ๔.๑.๑.๑๘ ระบบสามารถดำเนินการตามมาตรฐานการจัดทำหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๒ และที่แก้ไขเพิ่มเติมได้ ๔.๑.๑.๑๙ ระบบสามารถดำเนินงานตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ได้ ๔.๑.๑.๒๐ ระบบสามารถแสดง User Interface เมนูการใช้งานต่าง ๆ ตามสิทธิ์การใช้งาน และสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ ๔.๑.๑.๒๑ สามารถขยายเพิ่มประสิทธิภาพของระบบกรณีมีผู้ใช้เพิ่มมากขึ้นได้ในอนาคต (Platform Scale Out) ๔.๑.๑.๒๒ ระบบรองรับการสร้างเอกสาร PDF ในรูปแบบ PDF/A-3 ได้ ๔.๑.๑.๒๓ ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานภาครัฐ ผ่านอีเมลกลางราชการตาม ประกาศสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ข้อเสนอแนะการจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามแนวทางการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้งของหน่วยงานของรัฐ รายละเอียด ตามเว็บไซต์ https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/government-email ๔.๑.๒ ระบบจัดการข้อมูลผู้ใช้งาน ๔.๑.๒.๑ ผู้ดูแลระบบส่วนกลางสามารถบริหารจัดการ กำหนด และเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ การเข้าใช้งานของผู้ดูแลระบบระดับส่วนงาน/หน่วยงาน และผู้บริหารส่วนกลางได้ ๔.๑.๒.๒ ผู้ดูแลระบบส่วนกลางสามารถบริหารจัดการ กำหนด และเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ การลงนามของผู้บริหารส่วนกลาง และผู้บริหารทุกส่วนงาน/หน่วยงาน ๔.๑.๒.๓ ผู้ดูแลระบบของส่วนงานสามารถบริหารจัดการ กำหนด และเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ การเข้าใช้งานของผู้บริหาร เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ ของส่วนงาน/หน่วยงานตนเองได้ ๔.๑.๒.๔ ผู้ดูแลระบบของส่วนงานสามารถบริหารจัดการ กำหนด และเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ การลงนามของผู้บริหารของส่วนงาน/หน่วยงานตนเองได้ ๔.๑.๓ ระบบจัดการข้อมูลพื้นฐาน ๔.๑.๓.๑ ผู้ดูแลระบบส่วนกลางสามารถบริหารจัดการข้อมูลโครงสร้างส่วนงาน/หน่วยงาน ในภาพรวมของมหาวิทยาลัยได้ เช่น การเพิ่ม/การยุบเลิก/การเปลี่ยนชื่อส่วนงาน/หน่วยงาน เป็นต้น ๔.๑.๓.๒ ผู้ดูแลระบบของส่วนงาน/หน่วยงาน สามารถกำหนดและปรับปรุงข้อมูลบุคลากร ภายในส่วนงาน/หน่วยงานได้ เช่น สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลผู้ใช้งานในบัญชีรายชื่อบุคลากร กำหนดบทบาทและ สิทธิ์การเข้าใช้งานของบุคลากร โดยสามารถนำเข้าข้อมูลด้วยไฟล์ Excel หรือ CSV หรือ API เป็นต้น ๔.๑.๓.๓ ผู้ดูแลระบบของส่วนงาน/หน่วยงาน สามารถบริหารจัดการลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ของส่วนงาน/หน่วยงานตนเองได้ ๔.๑.๓.๔ เจ้าหน้าที่สารบรรณของส่วนงาน/หน่วยงาน สามารถกำหนดเส้นทางการไหลของ หนังสือ (e-Workflow) และลำดับการเกษียนหนังสือที่ใช้ภายในส่วนงาน/หน่วยงานได้ ๔.๑.๓.๕ เจ้าหน้าที่สารบรรณของส่วนงาน/หน่วยงาน สามารถบันทึกรูปแบบของเส้นทาง การไหลของหนังสือ (e-Workflow) และข้อความการเกษียนหนังสือใช้งานเป็นประจำได้ ๔.๑.๔ ระบบจัดการหนังสือ ๔.๑.๔.๑ ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการรับ-ส่งหนังสือ พร้อมรายละเอียดในการรับ-ส่ง แก้ไขเพิ่มเติม หนังสือระหว่างหน่วยงานได้ทุกชนิดตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่ ๔.๑.๔.๒ ระบบสามารถนำเข้าหนังสือโดยการสแกนหนังสือโดยตรงได้ ๔.๑.๔.๓ ระบบสามารถนำเข้าหนังสืออิเล็กทรอนิกส์โดยการอัปโหลดไฟล์ในรูปแบบ MS Word, Excel, Power Point, PDF, รูปภาพ (jpg, bmp, png, tif) และไฟล์เอกสารประเภทอื่น ๆ ได้ ๔.๑.๔.๔ ระบบสามารถแนบไฟล์เอกสารได้มากกว่า ๑ ไฟล์ ในแต่ละเรื่อง ๔.๑.๔.๕ ระบบรองรับการจัดลำดับความสำคัญ/เร่งด่วนของหนังสือ โดยการแสดงสัญลักษณ์ ๔.๑.๔.๖ ระบบสามารถกำหนดชั้นความเร็วของหนังสือ ได้แก่ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด หรือแถบสี มีการเรียงลำดับหนังสือ และมีการแจ้งเตือน (Notify) ให้ผู้ใช้งานทราบ โดยมีการแสดงสัญลักษณ์หรือแถบสี และมีการแจ้งเตือน (Notify) ให้ผู้ใช้งานทราบ โดยมีการแสดงสัญลักษณ์หรือแถบสี และมีการแจ้งเตือน (Notify) ให้ผู้ใช้งานทราบ ๔.๑.๔.๑๔ ระบบสามารถจัดเก็บหนังสือของหน่วยงาน/ส่วนงานให้เป็นหมวดหมู่ มีโครงสร้าง เป็นลำดับชั้น เช่น ตู้เอกสาร ลิ้นชักเอกสาร แฟ้มหลัก และแฟ้มย่อย เป็นต้น และสามารถค้นหาหรือเรียกดูหนังสือ ได้ตามสิทธิ์ที่กำหนด และเป็นไปตามมาตรฐานของมหาวิทยาลัย และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ๔.๑.๔.๑๕ ระบบสามารถระบุการอ้างอิงเอกสารที่เกี่ยวข้อง และสร้างความเชื่อมโยง (Link) ด้วยการอ้างถึงหนังสือเดิมที่มีอยู่ในระบบ และสามารถค้นหาข้อมูลจากระบบได้ ๔.๑.๔.๑๖ ระบบสามารถออกเลขทะเบียนหนังสือประเภทต่าง ๆ ให้อัตโนมัติในกรณีที่มี การจองเลขไว้ โดยจะต้องมีการแจ้งเตือน (Notify) ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณที่รับผิดชอบการออกเลขทะเบียนหนังสือ ทราบด้วย ๔.๑.๔.๑๗ ส่วนงานที่เป็นเจ้าของเรื่องสามารถแก้ไข เพิ่มเติม และยกเลิกหนังสือได้ โดยขึ้นอยู่กับสิทธิ์การใช้งาน ๔.๑.๕ ระบบรับ-ส่งหนังสือ ๔.๑.๕.๑ ระบบสามารถบันทึกการรับหนังสือจากหน่วยงานภายในและภายนอกได้ โดยสามารถออกเลขทะเบียนรับให้โดยอัตโนมัติ และระบบจะแสดงเลขทะเบียนรับ วันที่และเวลาให้ผู้ใช้งานทราบ โดยการลงทะเบียนรับหนังสือมี ๒ รูปแบบ ดังนี้ ๑) การรับหนังสือจากส่วนงาน/หน่วยงานภายใน ผ่านทางระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ ระบบจะต้องสามารถแสดงข้อมูลรายละเอียดของหนังสือให้โดยอัตโนมัติ โดยเจ้าหน้าที่สารบรรณ ไม่ต้องบันทึกรายละเอียดข้อมูลการลงรับหนังสือใหม่ ๒) การรับหนังสือจากส่วนงาน/หน่วยงานภายนอก ระบบสามารถบันทึกข้อมูล รายละเอียดของหนังสือในเบื้องต้น เช่น เลขที่หนังสือ ลงวันที่ ชั้นความเร็ว ชั้นความลับ ชื่อเรื่อง จาก เรียน ฯลฯ ได้ ๔.๑.๕.๒ ระบบสามารถนำเข้าหนังสือหลักด้วย Word หรือ PDF หรือการสแกนหนังสือ เข้าสู่ระบบโดยตรงได้ และรองรับการนำเข้าข้อมูลหนังสือจากภายนอกที่ไม่มีเลขที่หนังสือ ๔.๑.๕.๓ ระบบสามารถแนบไฟล์เอกสารได้หลายประเภท และหลายไฟล์ในเรื่องเดียวกัน ได้แก่ Word, Excel, Power Point, PDF หรือรูปภาพ (jpg, bmp, png, tif) และไฟล์เอกสารประเภทอื่น ๆ ๔.๑.๕.๔ ระบบสามารถออกเลขทะเบียนหนังสือรับ และเลขทะเบียนหนังสือส่ง พร้อมกันได้ ทุกจุดที่เป็นจุดปฏิบัติงานสารบรรณ ๔.๑.๕.๕ ระบบสามารถแจ้งเตือน (Notify) ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณทราบเมื่อได้รับหนังสือซ้ำ ๔.๑.๕.๖ ระบบสามารถตรวจสอบรายละเอียดของสถานะของหนังสือ ติดตามเส้นทางของ หนังสือ (e-Workflow) รายละเอียดการดำเนินการในแต่ละจุด และระยะเวลาในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือ ในระบบได้ ๔.๑.๕.๗ ระบบสามารถสืบค้นและเรียกดูรายละเอียดของหนังสือที่รับมาและหนังสือ ที่ส่งออกไปได้ ๔.๑.๕.๘ ระบบสามารถกำหนด แก้ไข หรือเพิ่มเติมเส้นทางการไหลของหนังสือ (e-Workflow) ได้ และสามารถบันทึกรูปแบบเส้นทางการไหลของหนังสือ (e-Workflow) ที่ใช้เป็นประจำ เพื่อให้ สะดวกต่อการใช้งานในคราวถัดไปได้ N Ny ๔.๑.๕.๙ ระบบสามารถกำหนด แก้ไข หรือเพิ่มเติมข้อความการเกษียนหนังสือได้ และ สามารถบันทึกรูปแบบข้อความการเกษียนหนังสือที่ใช้เป็นประจำ เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งานในคราวถัดไปได้ ๔.๑.๕.๑๐ ระบบสามารถแจ้งเตือน (Notify) ผู้รับเมื่อมีหนังสือส่งมาถึงได้หลายช่องทาง เช่น อีเมล Social application หรือ Notification ของ Mobile application เป็นต้น ๔.๑.๕.๑๑ ระบบสามารถแก้ไข เพิ่มเติม ยกเลิกขั้นตอน หรือยกเลิกหนังสือออกจากทะเบียน หนังสือรับได้ โดยขึ้นอยู่กับสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้ และระบบต้องเก็บประวัติการแก้ไข เพิ่มเติม หรือยกเลิก ให้สามารถตรวจสอบในภายหลังได้ ๔.๑.๕.๑๒ ระบบสามารถเรียกดูหรือพิมพ์รายงาน เส้นทางการไหลของหนังสือ และสถิติของ ทะเบียนหนังสือรับและทะเบียนหนังสือส่งได้ ๔.๑.๕.๑๓ ระบบสามารถรองรับการเชื่อมต่อกับอีเมลของหน่วยงานในการรับ-ส่งหนังสือ กับหน่วยงานภายนอกได้ ๔.๑.๕.๑๔ ระบบสามารถดำเนินการแทนผู้รับหนังสือได้ หากพบว่าหนังสือติดค้างอยู่ที่ ขั้นตอนใด โดยขึ้นอยู่กับการมอบหมายสิทธิ์การใช้งาน ๔.๑.๕.๑๕ ระบบสามารถส่งหนังสือให้กับส่วนงานหรือบุคคลที่ถูกระบุถึงได้อย่างถูกต้อง ๔.๑.๕.๑๖ ระบบสามารถส่งหนังสือที่ประกอบด้วยเอกสารแนบในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หลาย ๆ ชนิดไฟล์ ไปให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ ๔.๑.๕.๑๗ ระบบสามารถกำหนดวิธีการส่งหนังสือได้แบบอิสระ โดยกำหนดได้ว่าจะส่ง หนังสือให้กับส่วนงานหรือบุคคลใด เช่น ส่งตามลำดับ ส่งได้หลายเส้นทาง ส่งแบบกลุ่ม หรือส่งให้ทุกคนพร้อมกันได้ โดยสามารถกำหนดส่งได้หลายเส้นทางตามที่ต้องการ ทั้งจากเส้นทางมาตรฐานที่มีอยู่หรือสร้างขึ้นเอง ณ เวลานั้น ๔.๑.๕.๑๘ ระบบรองรับการส่งหนังสือเวียนได้หลายประเภท เช่น การเวียนแบบแจ้งให้ทราบ ทั่วไป การเวียนแบบกำหนดกลุ่มเป้าหมาย และการเวียนแบบที่ต้องการการตอบกลับ โดยระบบสามารถแจ้งข้อมูล การตอบกลับให้เจ้าของเรื่องทราบได้ ๔.๑.๕.๑๙ ระบบสามารถแก้ไข ยกเลิก และลบข้อมูลออกจากระบบได้ ดังนี้ ๑) ระบบสามารถดำเนินการเพิ่ม แก้ไข หรือลบเอกสารแนบของตนเองได้เท่านั้น ระบบต้องไม่อนุญาตให้แก้ไขเอกสารแนบของหน่วยงานอื่น ๒) ระบบรองรับกรณีการส่งหนังสือไปยังผู้รับปลายทางผิดหน่วยงาน ระบบต้อง อนุญาตให้ผู้รับปลายทางส่งคืนหนังสือมายังต้นทาง พร้อมระบุเหตุผลในการตีกลับ พร้อมแสดงสถานะให้ต้นทาง รู้ว่ามีการตีกลับคืนหนังสือจากหน่วยงานใดโดยอัตโนมัติ โดยผู้รับยังไม่ได้ทำการลงทะเบียนรับ ๓) กรณีที่ผู้ส่งต้องการดึงหนังสือกลับ ให้ระบบตรวจสอบสถานะของหนังสือก่อน ว่ามีการลงทะเบียนรับหนังสือแล้วหรือยัง หากยังไม่มีการลงรับหนังสือ ระบบต้องอนุญาตให้หน่วยงานต้นทาง ดึงเรื่องนั้น ๆ กลับ โดยการดึงเรื่องกลับต้องสามารถเลือกได้ว่าจะดึงกลับ ๑ หน่วยงาน หรือเลือกดึงกลับ ครั้งละหลาย ๆ หน่วยงานพร้อมกัน ๔) กรณีการส่งหนังสือออกไปแล้ว ผู้ส่งหนังสือจะไม่สามารถลบหนังสือนั้น ๆ ได้ โดยผู้ใช้งานสามารถยกเลิกหนังสือในระบบได้ เมื่อทำการยกเลิกหนังสือแล้ว หน่วยงานอื่น ๆ จะไม่สามารถ ดำเนินการใด ๆ กับหนังสือได้อีก แต่ยังสามารถค้นหาและเรียกดูได้ ন্ Ny ๕) เจ้าของเรื่องหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถแก้ไข หรือเพิ่มเติมรายละเอียดของ เอกสารแนบได้ โดยระบบจะต้องมีการบันทึกข้อมูลผู้แก้ไข วันเวลา ข้อความเดิม และข้อความใหม่ที่แก้ไขทุกครั้ง โดยอัตโนมัติ ๔.๑.๕.๒๐ สามารถกำหนดสิทธิ์ในการดูหนังสือที่มีชั้นความลับ (นายทะเบียนหนังสือลับ) ได้ ๔.๑.๕.๒๑ สามารถปิดงาน และระบุเหตุผลการปิดงานเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับหนังสือทราบได้ ๔.๑.๖ การจัดการเลขที่หนังสือ ส่วนงาน/หน่วยงานได้ ๔.๑.๖.๑ ระบบสามารถกำหนดรหัสพยัญชนะและเลขประจำส่วนงานได้ ๔.๑.๖.๒ ระบบสามารถกำหนดเลขที่หนังสือรับ/ส่ง ตามปีปฏิทินได้ ๔.๑.๖.๓ ระบบสามารถกำหนดเลขที่คำสั่งตามปีปฏิทินได้ ๔.๑.๖.๔ ระบบสามารถ Reset ค่าเริ่มต้นของเลขที่ต่าง ๆ ใหม่ตามปีปฏิทินได้ ๔.๑.๖.๕ ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการจองเลข และการกันเลขให้กับผู้ใช้งานในแต่ละ ๔.๑.๖.๖ ระบบสามารถจองเลขทะเบียนหนังสือส่งและเลขที่คำสั่งได้ โดยระบบสามารถ บันทึกและแสดงรายละเอียดในการจองได้อย่างน้อย ดังนี้ ๑) ข้อมูลของผู้ที่ขอจอง เช่น ชื่อ-นามสกุล ต้นสังกัด เบอร์ติดต่อ เป็นต้น ๒) ประเภทของเลขที่จอง ๓) จำนวนของเลขที่จอง ๔) เลขที่จอง ๕) วันที่ระบุในหนังสือหรือคำสั่งที่จอง ๖) ผู้ลงนามในวันที่จอง ๗) ชื่อเรื่อง ๔.๑.๖.๗ ระบบสามารถเรียกดูรายงาน และสถิติการจัดการเลขที่หนังสือประเภทต่าง ๆ รวมถึงรายละเอียดในการจองและการนำเลขที่จองไปใช้งาน ๔.๑.๗ การเวียนหนังสือภายในหน่วยงาน ๔.๑.๗.๑ ระบบสามารถเวียนหนังสือไปยังบุคลากรภายในหน่วยงานได้ ๔.๑.๗.๒ ระบบสามารถเชื่อมต่อหนังสือจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาเวียนในระบบได้ โดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลใหม่ได้ ๔.๑.๗.๓ ระบบสามารถยกเลิกการเวียนหนังสือได้เฉพาะเจ้าของเรื่องที่เวียน ๔.๑.๗.๔ ระบบสามารถแสดงรายการหนังสือเวียนและรับทราบการเวียนหนังสือได้บน อุปกรณ์ Smart Devices เช่น Tablet Smartphone ในลักษณะ Mobile Application แบบ Responsive ได้ ๔.๑.๘ ระบบติดตามและสืบค้นข้อมูล ๔.๑.๘.๑ ระบบสามารถค้นหาและเรียกดูหนังสือที่ได้รับตามสิทธิ์การใช้งาน ๔.๑.๘.๒ ระบบสามารถค้นหาหนังสือย้อนหลัง โดยค้นหาได้จากข้อมูลสำคัญ เช่น เลขทะเบียนรับ เลขที่หนังสือ เรื่อง จาก เรียน วันที่รับหนังสือ ผู้รับหนังสือ วันที่สร้างหนังสือ ผู้สร้างหนังสือ หน่วยงาน อ้างถึง หมายเหตุ ประเภทของหนังสือ ดำเนินการแล้วเสร็จภายใน และสถานะของหนังสือ เป็นต้น ๔.๑.๘.๓ ระบบสามารถเรียกดูหนังสือจากทะเบียนหนังสือรับ โดยระบบจะแสดงรายละเอียด ของหนังสือว่าส่งมาจากใคร วันเวลาใด และแสดงรายละเอียดของคำสั่งการ ๔.๑.๘.๔ ระบบสามารถบอกถึงขั้นตอนการดำเนินการของหนังสือ โดยสามารถเรียกดูได้ ตั้งแต่วันที่เริ่มต้นจนถึงวันที่สิ้นสุดการดำเนินการของหนังสือ ๔.๑.๘.๕ ระบบสามารถรับทราบสถานะของหนังสือที่ส่งออกไปจากหน่วยงานได้ ๔.๑.๘.๖ ระบบสามารถสรุปเส้นทางการไหลของหนังสือ (e-Workflow) ทุกขั้นตอนได้ ๔.๑.๘.๗ ระบบสามารถติดตามหนังสือที่อยู่ระหว่างการพิจารณา หรือรอดำเนินการได้ ๔.๑.๔.๘ ระบบสามารถสืบค้นและแสดงข้อมูลการลงนามในหนังสือของผู้ลงนามได้ ๔.๑.๘.๙ สามารถสืบค้นหนังสือได้หลายเงื่อนไขพร้อมกัน โดยใช้ตรรกะเชื่อม “และ”, “หรือ”, “ไม่ใช่” และรองรับการใช้ Syntax -,+ ประกอบการค้นหาได้ ๔.๑.๘.๑๐ สามารถสืบค้นด้วย Wild Card Search โดยใช้ * เช่น ค้นหาคำว่า *พัฒนา* จะแสดงทุกไฟล์ที่มีคำว่า “พัฒนา” เช่น การพัฒนาระบบ, พัฒนาสังคม หรือ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เป็นต้น ๔.๑.๙ การลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ในหนังสือ ๔.๑.๙.๑ ระบบรองรับการใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (KU Digital ID) ของมหาวิทยาลัยได้ ๔.๑.๙.๒ ผู้ลงนามสามารถสืบค้น และเรียกดูรายละเอียดของหนังสือที่ส่งมาถึงตนเองได้ ๔.๑.๙.๓ ผู้ลงนามสามารถปฏิเสธ หรือพิจารณาส่งต่อหนังสือไปตามลำดับเส้นทางการไหล ของหนังสือ (e-Workflow) อื่นได้ ๔.๑.๙.๔ ผู้ลงนามสามารถลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ในหนังสือ โดยสามารถแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อความเองได้ โดยให้แสดงผลเช่นเดียวกับการลงนามในหนังสือที่เป็นกระดาษ ๔.๑.๙.๕ ผู้ลงนามสามารถกำหนด หรือมอบหมายผู้แทนเพื่อให้ลงนามในหนังสือแทนได้ ๔.๑.๙.๖ การลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ในหนังสือ ให้มีการขออนุมัติ ลงนามด้วยการใช้รหัสผ่าน (PIN code) ตามข้อ ๔.๑.๑๑.๕ ๔.๑.๙.๗ ในหนังสือ ๑ ฉบับ สามารถลงนามได้หลายท่าน โดยระบบจะเก็บข้อมูลการประทับ วันและเวลาในการลงนามแยกออกจากกัน ๔.๑.๑๐ ระบบรายงานและสถิติ ๔.๑.๑๐.๑ ระบบสามารถแสดงข้อมูลรายงานและสถิติในรูปแบบของ Dashboard, กราฟ และแผนภาพได้ ๔.๑.๑๐.๒ ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเรียกดูรายงานและสถิติต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้งานใน แต่ละประเภทได้ ๔.๑.๑๐.๓ ระบบสามารถแสดงรายงานสรุประยะเวลา (จำนวนวัน และจำนวนชั่วโมงที่ใช้) ในการดำเนินการของหนังสือแต่ละเรื่องได้ ๔.๑.๑๐.๔ ระบบสามารถแสดงรายงานรายละเอียดของหนังสือที่รอดำเนินการ พร้อมจุดที่ ดำเนินการล่าสุด จำแนกตามบุคคลได้ ๔.๑.๑๐.๕ ระบบสามารถแสดงรายงานทะเบียนหนังสือรับ และทะเบียนหนังสือส่ง โดยจำแนก ตามประเภทของหนังสือ ช่วงเวลา ฯลฯ ได้ ๔.๑.๑๐.๖ ระบบสามารถแสดงรายงานการจองเลขที่ประเภทต่าง ๆ ได้ ๔.๑.๑๐.๗ ระบบสามารถแสดงรายงานการติดตามหนังสือที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานได้ ๔.๑.๑๐.๘ ระบบสามารถแสดงรายงานทะเบียนการจัดเก็บหนังสือแต่ละประเภทได้ ๔.๑.๑๐.๙ ระบบสามารถแสดงรายชื่อผู้ที่เข้าดูหรือไม่เข้าดูหนังสือเวียนที่ต้องการ การตอบกลับได้ ๔.๑.๑๐.๑๐ ระบบสามารถแสดงรายชื่อผู้รับทราบหรือยังไม่รับทราบหนังสือเวียนได้ ๔.๑.๑๐.๑๑ ระบบสามารถแสดงสถิติจำนวนหนังสือเวียนของแต่ละหน่วยงานได้ ๔.๑.๑๐.๑๒ ระบบสามารถแสดงสถิติจำนวนผู้เข้าดูระบบหนังสือเวียนเปรียบเทียบ ในแต่ละหน่วยงานได้ ๔.๑.๑๐.๑๓ ระบบสามารถแสดงสถิติจำนวนผู้รับทราบและไม่รับทราบหนังสือเวียนที่ต้องการ การตอบกลับของแต่ละหน่วยงานได้ ๔.๑.๑๐.๑๔ ระบบสามารถแสดงรายงานและพิมพ์รายงาน ดังนี้ ๑) รายงานข้อมูลทะเบียนหนังสือรับ (รายงานจำนวนหนังสือรับจากส่วนงานภายใน และภายนอกแยกตามหน่วยงาน และตามช่วงเวลาที่กำหนด) ๒) รายงานข้อมูลทะเบียนหนังสือส่ง (รายงานจำนวนหนังสือส่งจากส่วนงานภายใน และภายนอกแยกตามหน่วยงาน/รายวัน/เดือน/ปี) ๓) รายงานข้อมูลเรื่องรอดำเนินการ ๔) รายงานข้อมูลสรุประยะเวลาดำเนินการของแต่ละเรื่อง ๕) รายงานข้อมูลการจัดเก็บหนังสือในหมวดหมู่ต่าง ๆ เพื่อการส่งมอบให้ หอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ๖) รายงานข้อมูลสถิติในรูปแบบไฟล์ Excel และแสดงเป็นกราฟรูปแบบต่าง ๆ ตาม ความเหมาะสม ๔.๑.๑๑ ระบบโมบายแอปพลิเคชัน (Mobile Application) ๔.๑.๑๑.๑ ระบบสามารถทำงานได้บนระบบปฏิบัติการ iOS และ Android ๔.๑.๑๑.๒ ระบบสามารถแจ้งเตือน (Notify) ผู้รับเมื่อมีหนังสือส่งมาถึง ๔.๑.๑๑.๓ ระบบสามารถดำเนินการเสมือนการดูหนังสือทั่วไปบนอุปกรณ์ Smart Devices โดยสามารถเรียกดูหนังสือที่เกี่ยวข้อง เกษียนหนังสือ และลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ในหนังสือได้ ๔.๑.๑๑.๔ ระบบสามารถลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ในหนังสือ โดยสามารถแก้ไขข้อความการเกษียนได้ กรณีที่ผู้บริหารมีเจ้าหน้าที่จัดเตรียมข้อความการเกษียนเสนอไว้ให้ อยู่ก่อนแล้ว ๔.๑.๑๑.๕ ระบบรองรับการลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) โดยผู้ใช้งาน จะอนุมัติการลงนามด้วยการใช้รหัสผ่าน (PIN code) โดยสามารถลงลายมือชื่ออย่างต่อเนื่องภายในเวลาที่กำหนด หากพ้นกำหนดระยะเวลาจะต้องระบุรหัสผ่าน (PIN code) ใหม่ กำหนด ส ay ๑๑ ๔.๑.๑๒ การติดตั้งระบบ ๔.๑.๑๒.๑ ติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่ทางสำนักบริการคอมพิวเตอร์ได้จัดเตรียมไว้ ซึ่งประกอบด้วย ระบบทดสอบ (development/test) จำนวน ๑ ชุด และระบบงานจริง (Production) จำนวน ๑ ชุด ๔.๑.๑๒.๒ ผู้รับจ้างจะต้องทำการติดตั้งระบบซอฟต์แวร์บนเครื่องแม่ข่ายที่สำนักบริการ คอมพิวเตอร์ได้จัดเตรียมไว้ ในรูปแบบความมั่นคงสูง (high-availability) เช่นติดตั้งระบบงานกลุ่ม (cluster) หรือ ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายหลัก (master server) ร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายรอง (standby server) ทั้งในระดับ application และระดับฐานข้อมูล ๔.๑.๑๒.๓ ระบบต้องสามารถทำการสำรองข้อมูลระบบงานสารบรรณเข้ากับระบบสำรอง ข้อมูลของมหาวิทยาลัยได้ ๔.๑.๑๒.๔ รายละเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย และค่าติดตั้งที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ ให้ผู้รับจ้างส่งรายละเอียดให้มหาวิทยาลัยตรวจสอบและจัดเตรียม ไม่น้อยกว่า ๑๕ วัน ก่อนวันติดตั้ง ๔.๑.๑๒.๕ ติดตั้งค่าพื้นฐาน ได้แก่ ข้อมูลหน่วยงาน และข้อมูลบุคลากร โดยมหาวิทยาลัย จะจัดส่งข้อมูลตามรูปแบบที่ผู้รับจ้างร้องขอ ๔.๑.๑๒.๖ ระยะการดำเนินงาน (Deployment phases) ทั้งนี้หน่วยงานที่จะเข้าร่วมใช้งาน ระบบงานสารบรรณมีทั้งหมด ๔๓ หน่วยงาน (อาจมีเพิ่มเติมภายหลัง) โดยแบ่งการติดตั้งใช้งานออกเป็น ๔ ระยะ ซึ่งมหาวิทยาลัยจะคัดเลือกหน่วยงานที่เหมาะสมสำหรับแต่ละระยะ ให้ผู้รับจ้างดำเนินงานดังนี้ ระยะที่ ๑ ระยะทดลอง สำหรับหน่วยงานที่มีความพร้อมประมาณ ๕ หน่วยงาน ระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน/กอง เพื่อให้ผู้ใช้งานทดลองใช้ และให้ feedback ในเรื่องข้อจำกัด และข้อติดขัดต่าง ๆ หลังจากได้ใช้งานไปได้ ระยะหนึ่งแล้ว (๑ เดือน) ระยะที่ ๒ ระยะเริ่มต้น ติดตั้งระบบและเปิดใช้งานให้หน่วยงานที่บางเขน ระยะที่ ๓ ระยะขยายผล เปิดใช้งานให้หน่วยงานของวิทยาเขตกำแพงแสน วิทยาเขตศรีราชา และวิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร ระยะที่ ๔ ระยะเก็บตก เปิดใช้งานให้กับหน่วยงานที่เหลือทั้งหมด ที่ยังไม่พร้อมใช้งานในระยะที่ ๑ ๔.๑.๑๓ การทดสอบระบบ ๔.๑.๑๓.๑ การทดสอบระบบความมั่นคงสูง (high-availability) ผู้รับจ้างร่วมกับมหาวิทยาลัย โดยทดสอบปิดเครื่องแม่ข่ายของระบบงานจริง (Production) ทั้งระดับ application server และระดับฐานข้อมูล ทีละตัวเพื่อทดสอบว่าระบบยังสามารถให้บริการต่อได้อย่างราบรื่น และได้รับการลงนามยืนยันผลจากตัวแทน ที่ได้รับมอบหมายจากมหาวิทยาลัย ๔.๑.๑๓.๒ การทดสอบระบบโดยผู้ใช้งาน (User Acceptance Test) ผู้รับจ้างจะต้องจัดการ ทดสอบระบบโดยผู้ใช้งาน ตามรายละเอียดในหัวข้อ ๔.๑ เพื่อให้ผู้ใช้กลุ่มงานสารบรรณ ลงนามยืนยันยอมรับ ผลการทดสอบ (UAT Sign Off) ๑๒ ๔.๑.๑๔ ผู้ยื่นข้อเสนอต้องเสนอรายชื่อบุคลากรและทีมงานที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญด้านการ พัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล ตามที่มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์กำหนด โดยต้องระบุชื่อสกุล ตำแหน่ง ในโครงการ ประวัติการทำงาน ประสบการณ์ และหากมี Certificate เกี่ยวกับ Software ที่นำเสนอโปรดระบุ รายชื่อตำแหน่งละไม่น้อยกว่า ๑ คน โดยชื่อแต่ละตำแหน่งต้องไม่ซ้ำกัน ดังนี้

ที่	ตำแหน่ง	จำนวน	อย่างน้อย	วุฒิการศึกษา
Project Manager	๑ คน	ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี	ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี	(สาขาคอมพิวเตอร์ หรือ สาขาที่เกี่ยวข้อง)
System Analyst	๑ คน	ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี	ไม่น้อยกว่า ๕ ปี	(สาขาคอมพิวเตอร์ หรือ สาขาที่เกี่ยวข้อง)
Senior Programmer	๑ คน	ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี	ไม่น้อยกว่า ๕ ปี	(สาขาคอมพิวเตอร์ หรือ สาขาที่เกี่ยวข้อง)
Programmer/Software Developer	๒ คน	ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี	ไม่น้อยกว่า ๓ ปี	(สาขาคอมพิวเตอร์ หรือ สาขาที่เกี่ยวข้อง)
เจ้าหน้าที่ประสานงานโครงการ	๑ คน	ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรี	ไม่น้อยกว่า ๒ ปี

๔.๑.๑๕ คู่มือและเอกสารส่งมอบ ผู้รับจ้างจะต้องจัดเตรียมเอกสาร ไฟล์เอกสาร และคู่มือการดำเนินงานส่งมอบให้กับ มหาวิทยาลัย ดังนี้ ๔.๑.๑๕.๑ จัดส่งเอกสารทั้งหมดแบบฮาร์ดก๊อปปี้ จำนวน ๕ ชุด และแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จำนวน ๑ ชุด ๔.๑.๑๕.๒ แผนการดำเนินงานโครงการตลอดระยะเวลาการปฏิบัติงาน ๔.๑.๑๕.๓ เอกสารการทำงานของระบบ ประกอบด้วย ๑) System Architecture ๒) Business Logic ๓) Data Dictionary ๔) ER Diagram ๕) Graphic User Interface ๔.๑.๑๕.๔ คู่มือสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป (End-user manual) ๔.๑.๑๕.๕ คู่มือสำหรับผู้ดูแลระบบแอปพลิเคชัน (Application Administrator) ประกอบด้วย ๑) คู่มือของผู้ดูแลระบบส่วนกลาง (Organization Application Administrator) ๒) คู่มือสำหรับผู้ดูและระบบระดับหน่วยงาน (Division Application Administrator) ๔.๑.๑๕.๖ คู่มือสำหรับผู้ดูแลระบบ (System Administrator) ประกอบด้วย ๑) สถาปัตยกรรมของระบบ ๒) การติดตั้งบำรุงรักษาระบบ ๓) การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล ๔) ความมั่นคงปลอดภัยของระบบ ๔.๑.๑๖ การจัดประชุมและฝึกอบรม ๔.๑.๑๖.๑ การฝึกอบรมสำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนกลางและส่วนงาน รายละเอียดดังนี้ ๑) สำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนกลาง จำนวน ๑ วัน (ไม่น้อยกว่า 5 ชั่วโมง) แบบ onsite จำนวน ๔๐ คน แบบ onsite จำนวน ๖๐ คน ๒) สำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนงาน จำนวน ๑ วัน (ไม่น้อยกว่า 5 ชั่วโมง) แบบ online จำนวน ๒๐๐ คน ๓) สำหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณส่วนงาน จำนวน ๑ วัน (ไม่น้อยกว่า 5 ชั่วโมง) แบบ online จำนวน ๒๐๐ คน ๔.๑.๑๖.๒ การฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป รายละเอียดดังนี้ ๑) สำหรับผู้ใช้งาน (อาจารย์และเจ้าหน้าที่) ๒ รุ่น ๆ ละครึ่งวัน (ไม่น้อยกว่า ๓ ชั่วโมง) รวมจำนวน ๑ วัน แบบ online ๒) สำหรับผู้บริหารที่ต้องอนุมัติเอกสาร ๒ รุ่น ๆ ละครึ่งวัน (ไม่น้อยกว่า ๓ ชั่วโมง) รวมจำนวน ๑ วัน แบบ hybrid (online และ onsite) ๔.๑.๑๖.๓ ฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้งาน (On the Job Training) โดยทางผู้รับจ้างจัดเจ้าหน้าที่ สอนการใช้งานระบบให้กับผู้ใช้งานจริงของแต่ละส่วนงาน รวมระยะเวลา จำนวน ๘ สัปดาห์ ๔.๑.๑๖.๔ ฝึกอบรมสำหรับผู้ดูแลระบบ (System Administrator) จำนวน ๑ รุ่น รุ่นละไม่น้อยกว่า ๑๐ คน (ไม่น้อยกว่า ๒๑ ชั่วโมง) เพื่อให้ผู้ดูแลระบบจากสำนักบริการคอมพิวเตอร์สามารถดูแล บำรุงรักษา สำรองข้อมูล และดำเนินกู้คืนข้อมูลได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ รายละเอียดดังนี้ ๑) การติดตั้งและบำรุงรักษาระบบ ระยะเวลาไม่น้อยกว่า ๓ ชั่วโมง ๒) การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล ระยะเวลาไม่น้อยกว่า ๓ ชั่วโมง ๓) ความปลอดภัยและความมั่นคงของระบบ ระยะเวลาไม่น้อยกว่า ๓ ชั่วโมง ๔) การบำรุงรักษาโปรแกรมและระบบข้อมูล ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ชั่วโมง ๕) การใช้เครื่องมือบริหารจัดการฐานข้อมูล ระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ชั่วโมง ๔.๑.๑๖.๕ ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมและฝึกอบรม ในระหว่างการดำเนินงาน หากมีการ จัดประชุมและฝึกอบรมทั้ง onsite (ณ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน) และ online เพื่อวัตถุประสงค์ของ การพัฒนาระบบ ผู้รับจ้างจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการประชุม เช่น ค่าอาหารว่าง ค่าอาหาร ค่าเอกสาร และ ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (ถ้ามี) โดยสำนักบริการคอมพิวเตอร์จะผู้รับผิดชอบในการจัดหาสถานที่สำหรับ การจัดประชุมและฝึกอบรม ๑๔ ๔.๒ ผู้ยื่นข้อเสนอต้องจัดทำแผนดำเนินการโครงการ โดยยื่นในวันยื่นข้อเสนอ ๔.๓ ผู้ยื่นข้อเสนอต้องเสนอแนวคิดในการออกแบบ พัฒนาระบบข้อมูล และการเชื่อมต่อกับระบบงาน เดิมของมหาวิทยาลัย สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของผู้ว่าจ้าง โดยยื่นในวันยื่นข้อเสนอ ๔.๔ ผู้ยื่นข้อเสนอต้องมีผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐ หรือรัฐวิสาหกิจ ในวงเงินไม่น้อยกว่า ๑,๐๐๐,๐๐๐.๐๐ บาท (หนึ่งล้านบาทถ้วน) โดยยื่นหนังสือรับรองผลงานใน วันยื่นข้อเสนอ ๔.๕ ผู้ที่ผ่านการพิจารณาคุณสมบัติต้องนำเสนอวิธีการดำเนินงาน และเทคนิค พร้อมตอบข้อซักถาม หลังจากได้รับหนังสือแจ้งจากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ๔.๖ เงื่อนไขการจ้าง ๔.๖.๑ การรักษาความลับ ต้องดำเนินการตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) และข้อมูลองค์กร ๔.๖.๒ ลิขสิทธิ์ ๔.๖.๒.๑ ข้อมูลทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินการและการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ ถือเป็นกรรมสิทธิ์ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ๔.๖.๒.๒ ผู้ว่าจ้างได้รับสิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ถูกต้องตามกฎหมาย โดยผู้ว่าจ้าง สามารถใช้งานเผยแพร่ในกิจการของผู้ว่าจ้างได้ตลอดไป และผู้ว่าจ้างได้รับสิทธิ์การใช้งานแบบไม่จำกัดจำนวน ผู้ใช้งาน ๔.๖.๒.๓ ผู้รับจ้างไม่มีสิทธิ์นำข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของโครงการ ให้แก่ผู้ใดโดยไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ว่าจ้างก่อน ๔.๖.๒.๔ ผู้รับจ้างจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบต่อการละเมิดบทบัญญัติแห่งกฎหมาย ลิขสิทธิ์บุคคลที่สาม ซึ่งผู้รับจ้างนำมาใช้ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดขอบเขตฯ หากผู้รับจ้างทำผิดละเมิดต่อ กฎหมายลิขสิทธิ์ของบุคคลที่สาม เป็นเหตุให้ผู้ว่าจ้างเกิดความเสียหายจากข้อกำหนดขอบเขตนี้ ผู้รับจ้างจะต้อง รับผิดชอบชดใช้ค่าเสียหายอันพึงมีต่อผู้ว่าจ้างตามความเป็นจริง ๕. กำหนดเวลาส่ง กำหนดส่งมอบพัสดุ หรือให้งานแล้วเสร็จภายใน ๓๐๐ วัน นับถัดจากวันลงนามในสัญญา โดยระยะเวลาดังกล่าวครอบคลุมเวลาในการฝึกอบรม การประชุมสัมมนา การทดสอบระบบ การติดตั้งระบบ การประเมินผลระบบ และการรับประกันผลงาน ทั้งนี้ แผนการดำเนินการ (Project plan) จะแจ้งให้ทราบภายหลัง จากที่ได้มีการตกลงขอบเขตงานและความต้องการร่วมกันอีกครั้ง ระหว่างผู้แทนของมหาวิทยาลัยกับผู้รับจ้าง ๑๕ ๖. หลักเกณฑ์ในการพิจารณาข้อเสนอ ในการพิจารณาผลการยื่นข้อเสนอประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ครั้งนี้ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ จะ พิจารณาตัดสินโดยใช้เกณฑ์การประเมินค่าประสิทธิภาพต่อราคา (Price Performance) โดยพิจารณาให้ คะแนนตามปัจจัยหลักและน้ำหนักที่กำหนด ดังนี้ ประกอบด้วย ๖.๑ เกณฑ์ราคาที่ยื่นข้อเสนอ (Price) กำหนดน้ำหนักเท่ากับร้อยละ ๓๐ ๖.๒ เกณฑ์ด้านคุณภาพและคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์ต่อทางราชการ กำหนดน้ำหนักเท่ากับร้อยละ ๗๐ ๖.๒.๑ ด้านเทคนิค กำหนดน้ำหนักเท่ากับร้อยละ ๔๐ ประกอบด้วย ๑. จัดทำแผนดำเนินการโครงการ ๑.๑ มีแผนดำเนินการโครงการตามขั้นตอน ครอบคลุมโครงการทุกระยะ โดยละเอียด (๑๐๐ คะแนน) ๑.๒ มีแผนดำเนินการโครงการตามขั้นตอน ครอบคลุมโครงการทุกระยะ โดยสังเขป (๗๕ คะแนน) ๑.๓ มีแผนดำเนินการโครงการตามขั้นตอน แต่ไม่ครอบคลุมโครงการทุกระยะ (๐ คะแนน) ๒. แนวคิดในการออกแบบ พัฒนาระบบข้อมูล และการเชื่อมต่อกับระบบงานเดิมของ ร้อยละ ๓๐ มหาวิทยาลัย สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของผู้ว่าจ้าง ๒.๑ มีการเสนอรายละเอียดทางเทคนิคที่สมบูรณ์ ครบถ้วน พร้อมอธิบายชัดเจน (๑๐๐ คะแนน) เท่ากับข้อกำหนด และมีข้อเสนอที่เป็นประโยชน์กับมหาวิทยาลัยมากกว่าข้อกำหนด ๒.๒ มีการเสนอรายละเอียดทางเทคนิคที่สมบูรณ์ ครบถ้วน พร้อมอธิบายชัดเจน (๗๕ คะแนน) เท่ากับข้อกำหนด ๒.๓ มีการเสนอรายละเอียดทางเทคนิคแต่ไม่สมบูรณ์ (๐ คะแนน) ๖.๒.๒ ด้านผลงาน กำหนดน้ำหนักร้อยละ ๑๕ ประกอบด้วย ๑. ผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ๑.๑ มีผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐ (๑๐๐ คะแนน) หรือรัฐวิสาหกิจ จำนวน ๓ ผลงาน ขึ้นไป ๑.๒ มีผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐ (๗๕ คะแนน) หรือรัฐวิสาหกิจ จำนวน ๒ ผลงาน ๑.๓ มีผลงานการพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภาครัฐ (๕๐ คะแนน) หรือรัฐวิสาหกิจ จำนวน ๑ ผลงาน ๑๖ เงื่อนไข ๖.๒.๓ ด้านการนำเสนอ กำหนดน้ำหนักร้อยละ ๑๕ ประกอบด้วย ๑. นำเสนอวิธีการดำเนินงาน และเทคนิค

คะแนน	รายละเอียด
ร้อยละ ๑๕	(๑๐๐ คะแนน)
	๑.๑ มีการนำเสนอ และตอบข้อคำถามที่ครอบคลุมโครงการครบถ้วน และชัดเจน
	๑.๒ มีการนำเสนอ และตอบข้อคำถามที่ครอบคลุมโครงการครบถ้วน แต่ไม่ชัดเจน (๕๐ คะแนน)

๗. วงเงินงบประมาณ/วงเงินที่ได้รับจัดสรร วงเงินงบประมาณ ๕,๐๐๐,๐๐๐ บาท (ห้าล้านบาทถ้วน) เบิกจ่ายจากเงินงบประมาณเงินรายได้ส่วนกลาง มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ปีบัญชี พ.ศ. ๒๕๖๘ ๘. งวดงานและการจ่ายเงิน จำนวน ๔ งวด โดยผู้ยื่นข้อเสนอจะต้องเสนอกำหนดเวลาดำเนินการแล้วเสร็จไม่เกิน ๓๐๐ วัน นับถัดจากวันลงนามในสัญญาจ้างหรือจากวันที่ได้รับหนังสือแจ้งจากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ให้เริ่มทำงาน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์จะจ่ายค่าจ้างซึ่งได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ตลอดจนภาษีอื่น ๆ และค่าใช้จ่าย ทั้งปวงแล้ว และกำหนดการจ่ายเงิน เป็นจำนวน ๔ งวด โดยมีรายละเอียดของแต่ละงวดงาน ดังนี้ งวดที่ ๑ เมื่อส่งมอบแผนการดำเนินงาน (Project plan) และตรวจสอบยืนยันรายละเอียดความ ต้องการในเอกสาร (Software Requirement Specification) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว (ร้อยละ ๒๐ ของจำนวนเงิน ทั้งหมด) ภายใน ๖๐ วัน นับจากวันลงนามในสัญญา งวดที่ ๒ เมื่อพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้วเสร็จ การดำเนินงานตามระยะที่ ๑ (ระยะ ทดลอง) และทดสอบระบบงานโดยผู้ใช้ (User Acceptance Test) พร้อมลงนามแจ้งผลการทดสอบ (UAT Sign Off) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว (ร้อยละ ๓๐ ของจำนวนเงินทั้งหมด) ภายใน ๑๘๐ วัน นับจากวันลงนามในสัญญา งวดที่ ๓ เมื่อปรับปรุงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้วเสร็จ ส่งมอบระบบงานขึ้นใช้งานบน Production (Go-Live Sign Off) และดำเนินงานตามระยะที่ ๒ (ระยะเริ่มต้น ที่บางเขน) พร้อมทั้งอบรมให้แก่ผู้ใช้ ทุกกลุ่มตามข้อ ๔.๑.๑๖ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว (ร้อยละ ๒๐ ของจำนวนเงินทั้งหมด) ภายใน ๒๔๐ วัน นับจากวันลง นามในสัญญา งวดที่ ๔ เมื่อดำเนินงานตามระยะที่ ๓ (ระยะขยายผล ที่วิทยาเขตกำแพงแสน วิทยาเขตศรีราชา วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร) และระยะที่ ๔ (ระยะเก็บตก) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว (ร้อยละ ๓๐ ของ จำนวนเงินทั้งหมด) ภายใน ๓๐๐ วัน นับจากวันลงนามในสัญญา ๙. อัตราค่าปรับ หากผู้รับจ้างไม่ทำงานให้และเสร็จภายในเวลาที่กำหนดไว้ ในสัญญาและผู้ว่าจ้างยังมิได้บอกเลิกสัญญา ผู้รับจ้างจะต้องชำระค่าปรับเป็นรายวัน ในอัตราร้อยละ ๐.๑๐ ของราคางานจ้างนั้น 6 Ny ๑๗ ๑๐. การกำหนดระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่อง หากมีเหตุพบความชำรุดบกพร่องหรือเสียหายเกิดขึ้นจากเจ้าหนี้ ภายในกำหนด เป็นเวลา ๑ ปี นับถัดจากวันที่ได้รับมอบงานดังกล่าว ซึ่งความชำรุดบกพร่อง หรือเสียหายจากความบกพร่องของผู้รับจ้าง อันเกิดจาก การใช้วัสดุที่ไม่ถูกต้องหรือทำไว้ไม่เรียบร้อย หรือทำไม่ถูกต้องตามมาตรฐานแห่งหลักวิชา ผู้รับจ้างจะต้องรีบ ทำการแก้ไข ให้เป็นที่เรียบร้อยโดยไม่ชักช้า โดยผู้ว่าจ้างไม่ต้องออกเงินใด ๆ ในการนี้ทั้งสิ้น หากผู้รับจ้างไม่กระทำ การดังกล่าว ภายในกำหนด ๓ วัน นับถัดจากวันที่ได้รับแจ้งจากผู้ว่าจ้างหรือไม่ทำการแก้ไขให้ถูกต้องเรียบร้อย ภายในเวลาที่ผู้ว่าจ้างกำหนด ให้ผู้ว่าจ้างมีสิทธิที่จะทำการนั้นเอง หรือจ้างผู้อื่นให้ทำงานนั้น โดยผู้รับจ้าง ต้องเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายเองทั้งสิ้น โดยมีรายละเอียดของการรับประกันความชำรุดบกพร่อง ดังนี้ ๑๐.๑ ผู้รับจ้างต้องให้บริการดูแล บำรุงรักษา ปรับปรุงการทำงาน และรับประกันคุณภาพ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ให้แก่ผู้ว่าจ้างเป็นระยะเวลา ๑ ปี นับถัดจากวันที่คณะกรรมการ ตรวจรับพัสดุได้ดำเนินการตรวจรับงานจ้างงวดสุดท้ายเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยภายในกำหนดระยะเวลารับประกัน ผลงาน หากผู้ว่าจ้างตรวจพบความชำรุดบกพร่อง เสียหายอันเนื่องมาจากการใช้งานตามปกติ ผู้รับจ้างจะจัดการ ซ่อมแซมหรือแก้ไข แล้วแต่ความเหมาะสมและจำเป็นภายใน ๓ วันทำการ นับแต่วันที่ได้รับแจ้งจากผู้ว่าจ้าง และ ดำเนินการซ่อมแซมจนแล้วเสร็จตามข้อตกลงของหน่วยงาน โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใด ๆ จากผู้ว่าจ้างทั้งสิ้น ๑๐.๒ ผู้รับจ้างจะต้องจัดเจ้าหน้าที่ไว้ประสานงานกับมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เพื่อแก้ไข ปัญหาและแนะนำการใช้งานระบบงานให้กับผู้ว่าจ้างทุกวันทำการตลอดระยะเวลา ๑ ปี เพื่อให้ระบบใช้งานได้ ตลอด ๒๔ ชั่วโมง ๗ วัน (๒๔๕๗) หากจำเป็นจะต้องมีการบำรุงรักษาระบบ จะต้องแจ้งให้ผู้ประสานงานทราบ ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า ๒๔ ชั่วโมง ๑๐.๓ ผู้รับจ้างต้องรับประกันผลงานตลอดช่วงเวลารับประกัน ซึ่งได้แก่ การแก้ไขข้อผิดพลาด (Error/Bug) ความผิดพลาดทางไวยากรณ์ (Syntax Error) ตรรกะ (Logical Error) ที่ทำให้ระบบเกิดการหยุดชะงัก หรือข้อมูลในระบบมีความผิดพลาดอันเนื่องมาจากการทำงานของโปรแกรมที่ไม่ถูกต้อง โดยต้องดำเนินการแก้ไข โดยเร็ว ภายใน ๓ วันทำการ นับตั้งแต่วันที่ได้รับแจ้งจากผู้ว่าจ้าง โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใด ๆ จากผู้ว่าจ้างทั้งสิ้น ๑๐.๔ ในกรณีที่ระบบขัดข้องและไม่สามารถใช้งานต่อไปได้ ผู้รับจ้างต้องตอบสนอง ภายใน ๓ ชั่วโมง และแก้ไขให้แล้วเสร็จ ภายใน ๗๒ ชั่วโมง ๑๐.๕ ผู้รับจ้างต้องสนับสนุนการแก้ไขปัญหาทางเทคนิค กรณีทางมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ มีกิจกรรมอื่นที่อาจจะกระทบกับการทำงานของระบบ และปฏิบัติหน้าที่จนกว่าจะสิ้นสุดช่วงกิจกรรม เพื่อสนับสนุน และดำเนินการในการแก้ไขปรับปรุงระบบงาน หลังจากตรวจรับระบบแล้ว ๑๐.๖ บริการเพิ่มเติมที่นอกเหนือขอบเขตการทำงานที่อยู่ในสัญญา ในกรณีมีการแก้ไข ระบบงานเพิ่มเติมระหว่างการดำเนินงานโครงการ ที่นอกเหนือจากขอบเขตการทำงานเดิม ให้ผู้รับจ้างนำเสนอ ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ให้กับทางมหาวิทยาลัยทราบล่วงหน้า เพื่อพิจารณาก่อนการดำเนินการทุก ๆ กรณี 6 Ny Em ๑๘ ๑๑. กำหนดยืนราคา ราคาที่เสนอจะต้องเสนอกำหนดยืนราคา ไม่น้อยกว่า ๙๐ วัน ตั้งแต่วันเสนอราคาโดยภายในกำหนด ยืนราคา ผู้ยื่นข้อเสนอต้องรับผิดชอบราคาที่ต้องรับผิดชอบราคาที่ตนได้เสนอไว้ และจะถอนการเสนอราคามิได้ ๑๒. สถานที่ติดต่อเพื่อขอทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขอบเขตของงาน สำนักบริการคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เลขที่ ๕๐ ถนนงามวงศ์วาน แขวงลาดยาว เขตจตุจักร กรุงเทพฯ ๑๐๙๐๐ โทร. ๐ ๒๕๖๒ ๐๙๕๑-๖ ต่อ ๖๒๒๙๐๘ ๑๓. สถานที่ติดต่อเพื่อเสนอแนะวิจารณ์ หรือแสดงความคิดเห็น สามารถส่งข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะวิจารณ์เกี่ยวกับร่างขอบเขตของงาน (Terms of Reference : TOR) ไว้ ณ งานพัสดุ กองคลัง อาคารสารนิเทศ ๕๐ ปี ชั้น ๓ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน โทร. ๐ ๒๙๔๒ ๘๒๐๐-๔๕ ต่อ ๖๔๔๓๐๗-๙,๒๖ สาธารณชนที่ต้องการเสนอแนะวิจารณ์หรือมีความคิดเห็นสามารถแสดงความคิดเห็นมายังงาน พัสดุ กองคลัง อาคารสารนิเทศ ๕๐ ปี ชั้น ๓ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ บางเขน ได้โดยตรงโดยเปิดเผยตัว คณะกรรมการจัดทำร่างขอบเขตของงานและร่างเอกสารประกวดราคา ลงชื่อ ประธานกรรมการฯ (นายอุบล ทองปัญญา) ลงชื่อ กรรมการฯ (นางสุกัญญา มณีเจริญ) ลงชื่อ กรรมการฯ (นางศศิธร พูนเพิ่มสิริ) ลงชื่อ กรรมการฯ (นางสาววาสนา รุ่งเรือง) ลงชื่อ Sand กรรมการฯ (นางสมพิศ ชยันโต) ลงชื่อ L กรรมการและเลขานุการฯ (นายสุกฤษฎี เมืองก้อน)