การจัดงานอีเวนต์ภาครัฐ: แนวทางชนะประมูลอย่างมืออาชีพ พร้อมข้อมูลล่าสุด 2569

การจัดงานอีเวนต์ภาครัฐถือเป็นหนึ่งในกลุ่มงานที่ได้รับความสนใจจากผู้ประกอบการในภาคธุรกิจบริการและอุตสาหกรรมการจัดงาน เพราะมีมูลค่าการลงทุนสูง ครอบคลุมตั้งแต่งานด้านการสื่อสารองค์กร งานประชุมวิชาการ งานกีฬา งานแสดงสินค้า ไปจนถึงการจัดกิจกรรมขนาดใหญ่ระดับภูมิภาค ซึ่งอยู่ภายใต้การบริหารจัดการของหน่วยงานภาครัฐอย่างกรมการท่องเที่ยว กระทรวงวัฒนธรรม สำนักงานการท่องเที่ยวแห่งชาติ และองค์กรท้องถิ่น ทั้งนี้ งานจัดงานอีเวนต์ของรัฐมีลักษณะเฉพาะที่ต้องเน้นความโปร่งใส ความปลอดภัย และประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งในด้านการจัดการข้อมูล การบริหารเวลา และการควบคุมงบประมาณ

โครงการที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ภาครัฐมักมีการเปิดประมูลอย่างต่อเนื่อง เช่น โครงการประกวดราคาจ้างจัดงานการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้านการพัฒนาเทคโนโลยีและวิศวกรรมขั้นสูง ครั้งที่ ๗ จำนวน ๑ งาน จัดขึ้นระหว่างวันที่ ๖-๗ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๖๙ ซึ่งครอบคลุมการจัดสถานที่ ระบบเสียง ระบบภาพ ระบบควบคุมการจัดการ รวมถึงการบริหารจัดการผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ ทั้งด้านการขนส่ง อาหาร ความปลอดภัย และการจัดการข้อพิพาท

อีกหนึ่งตัวอย่างคือ โครงการส่งเสริมการประชาสัมพันธ์และการตลาดด้านการท่องเที่ยวและกีฬา กลุ่มจังหวัดภาคตะวันออกเฉียงเหนือตอนล่าง ๒ (โขง ชี มูล) กิจกรรมการแข่งขันวิ่งในภูมิประเทศ อุบลราชธานี เทรลรันนิ่ง 2026 ที่มีการเปิดประมูลเพื่อจ้างบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญด้านการจัดงานกีฬาภูมิประเทศ ต้องมีประสบการณ์จัดกิจกรรมขนาดใหญ่ หรือมีผลงานการจัดงานวิ่งที่มีผู้เข้าร่วมเกิน 500 คน ต้องมีระบบการจัดการเส้นทาง ระบบการลงทะเบียนออนไลน์ การดูแลผู้เข้าร่วมงาน และการวัดผลความพึงพอใจหลังกิจกรรม

นอกจากนี้ ยังมีโครงการพัฒนาผู้ประกอบการและบุคลากรในพื้นที่ไมซ์ซิตี้ - พัฒนาคู่มือผู้ประกอบการไมซ์ด้านการจัดงานแสดงสินค้าและงานอีเวนต์ ซึ่งเป็นโครงการที่เน้นการฝึกอบรม ให้ความรู้ และสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดงานอีเวนต์อย่างมืออาชีพ ต้องมีการจัดเวิร์กช็อป จัดทำคู่มือดิจิทัล จัดทำวิดีโอสอน และต้องมีการประเมินผลจากผู้เข้าร่วม

การแข่งขันในกลุ่มงานนี้ ไม่เพียงแค่ด้านราคา แต่ยังเน้นความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค คุณภาพงาน ความน่าเชื่อถือ และประสบการณ์การจัดงานจริง โดยเฉพาะการจัดงานที่มีความซับซ้อน เช่น งานที่ต้องใช้ระบบการจัดการดิจิทัล หรืองานที่ต้องการความปลอดภัยสูง ผู้เข้าประมูลต้องสามารถแสดงหลักฐานการดำเนินงานจริง ผลงานก่อนหน้า บุคลากรที่มีคุณวุฒิ และการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบอนุญาตจัดงาน ใบอนุญาตประกอบกิจการ หรือใบรับรองจากสมาคมการจัดงาน

การยื่นข้อเสนอต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดใน TOR (Term of Reference) ซึ่งมักประกอบด้วยเกณฑ์การให้คะแนนใน 2 ด้านหลัก ได้แก่ ด้านราคา (ประมาณ 30%) และด้านเทคนิค (ประมาณ 70%) โดยเฉพาะการมีผลงานที่ผ่านการพิสูจน์ เช่น การจัดงานที่มีผู้เข้าร่วมเกิน 1,000 คน หรือมีการจัดงานต่อเนื่อง 3 ปีขึ้นไป รวมถึงการมีประสบการณ์จัดงานในพื้นที่ที่มีความเสี่ยงสูง เช่น งานที่จัดในพื้นที่ภูเขา หรืองานที่จัดในช่วงฤดูฝน

ผู้ที่ต้องการเข้าร่วมประมูล ต้องมีคุณสมบัติเป็นบริษัทที่จดทะเบียนถูกต้อง ไม่เคยทิ้งงาน ไม่เคยถูกตัดสิทธิ์ ต้องมีประสบการณ์จัดงานอีเวนต์ไม่น้อยกว่า 5 ปี หรือเคยจัดงานที่มีมูลค่ามากกว่า 5 ล้านบาท รวมถึงต้องมีบุคลากรที่มีวิชาชีพ เช่น นักวิชาการ วิศวกร นักออกแบบ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีการจัดงาน

สำหรับผู้ที่ต้องการชนะการประมูล ต้องศึกษาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ เช่น กรมบัญชีกลาง เว็บไซต์สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน หรือเว็บไซต์ของหน่วยงานที่เปิดประมูล เช่น สำนักงานการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย หรือองค์การส่งเสริมการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย ซึ่งจะมีประกาศเชิญชวน รายละเอียดโครงการ ขั้นตอนการยื่นข้อเสนอ และเอกสารที่ต้องใช้ ทั้งนี้ วิธีการเตรียมตัวที่สำคัญคือ การวิเคราะห์ข้อเสนอของคู่แข่ง การจัดทำข้อเสนอที่ชัดเจน สร้างความน่าเชื่อถือด้วยผลงาน ความโปร่งใส และการชี้แจงข้อมูลอย่างมืออาชีพ

การจัดงานอีเวนต์ภาครัฐไม่ใช่เพียงแค่การจัดงาน แต่คือการสร้างความเชื่อมั่นให้กับประชาชน หน่วยงานราชการ และองค์กรระหว่างประเทศ ดังนั้น ผู้ที่เข้าร่วมประมูลต้องเข้าใจว่า การชนะไม่ใช่แค่ราคาต่ำสุด แต่คือการสร้างคุณค่า ความปลอดภัย และความยั่งยืนในงานที่จัด ซึ่งจะนำไปสู่ความน่าเชื่อถือในระยะยาว ทั้งในด้านการจัดงาน และการเป็นพันธมิตรที่ดีกับหน่วยงานรัฐ